وأوضحت الوزارة أنه يتوجب على الإدارات المدرسية إصدار كتاب تكليف بمهمة رسمية يتم فيه تشكيل لجنة لا تقل عن ثلاثة أعضاء من الهيئة الادارية والتدريسية وبرئاسة مدير المدرسة، وتشمل مهامها استلام الكتب الموردة من مخزن المنطقة، والتحقق من توافق مواد الكتب الدراسية الموردة مع المواد المقررة على صفوف المدرسة وفقاً للخطة الدراسية، ومطابقة الأعداد الموردة من الكتب لما صدر به كشف التوريد .
وأضافت، أنه على المدارس التوقيع على كشوف الاستلام، وكتابة تقرير إلى مدير المنطقة عند النقص أو الإخلال في عملية التوريد، فضلاً عن تخزين الكتب الموردة في الأماكن المخصصة لها وتنظيمها بما يحقق سهولة استلام الطلبة لها، وصرف الكتب للطلبة بموجب كشوف يوقع عليها الطالب بالاستلام أو ولي أمره في حال كونه من طلبة مرحلة الحلقة الأولى وتعتمد من مدير المدرسة .
وأوضحت أنه على المدارس التحقق من استلام الطالب المنقول إلى المدرسة لكامل كتبه من المدرسة الحكومية المنقول منها، إضافة إلى التحقق من استلام الطالب المنقول منها لكامل كتبه، وإبلاغ المدرسة الحكومية المنقول إليها بذلك، فضلاً عن مخاطبة المخزن عند نقص الكتب في الحالات الطارئة لسد الحاجة مع بيان الأسباب، وتحمل مدير المدرسة واللجنة المكلفة باستلام الكتب مسؤولية أي هدر يطال الكتب الدراسية داخل المدرسة .